Hoe schrijf je een procesbeschrijving?
In een procesbeschrijvingen laat je zien uit welke processen een procesketen of cluster bestaat, beschrijf je deze op hoofdlijnen en laat je zien hoe deze samenhangen. De procesbeschrijvingen vormen samen het ontwerp – de blauwdruk – van de organisatie. Dit noem je ook wel de procesarchitectuur.
Per procesbeschrijving breng je in kaart:
- WAT er gedaan moet worden (de activiteiten, of ook wel processtappen genoemd)
- door WIE (welke rol(len) per activiteit, welke functionaris vervult welke rol)
- aan welke NORMEN moet worden voldaan.
- de hulpmiddelen WAARMEE het proces wordt uitgevoerd.
Waarom is procesbeschrijving belangrijk?
Het beschrijven van processen dient vooral om overzicht en inzicht te verschaffen aan betrokkenen, het bevordert de communicatie over het proces en maakt het eenvoudiger veranderingen aan te brengen. Een proces hoeft maar éénmaal goed in kaart gebracht te worden.
Wat is een proces beschrijving?
De term procesbeschrijving heeft twee betekenissen. Het is een containerbegrip voor alles wat met het beschrijven van bedrijfsprocessen te maken heeft en tevens een specifiek soort document, waarmee je procesketens en/of clusters op hoog abstractieniveau vastlegt.
Wat is een goede definitie van een procesmodel?
Een procesmodel bevat procesregels. Een procesmodel (zoals bijvoorbeeld vastgelegd in BPMN) bevat regels die bepalen welke activiteiten in een proces worden uitgevoerd. Een procesmodel bevat dus een verzameling procesregels. De manier waarop deze regels zijn vastgelegd, is procedureel (zie vorige kader).
Waarom processen verbeteren?
Je werkt efficiënter Vooral bij de gangbare processen, die iedere dag plaatsvinden, kan de verhoogde efficiëntie door procesoptimalisatie veel voordeel opleveren. Bovendien is het ook prettig voor medewerkers om efficiënter te kunnen werken, eventueel ondersteund door de juiste automatisering.